En savoir plus

    About the RCS

    What is the RCS ?

    The Luxembourg Trade and Companies Register (RCS) is an official directory of all natural and legal persons, as well as any entities and bodies involved in trade and/or subject to the amended Law of the 19th of December 2002 on the Luxembourg Trade and Companies Register as well as the accounting and the annual company accounts with some amendments to other legal dispositions (known hereafter as "the Law of 2002").

    The RCS aims at:

    • Ensuring the identification of any person required to register by Law, while providing a permanent inventory
    • Providing additional security for transactions
    • Guaranteeing that all third parties are informed as required
    What is the legal foundation of the RCS ?
    • The amended Law of the 19th of December 2002 on the Luxembourg Trade and Companies Register as well as the accounting and the annual company accounts with some amendments to other legal dispositions (known hereafter as "the Law of 2002").
    • The amended Grand-Ducal regulation of the 23rd of January 2003, which enforces the Law of the 19th of December 2002 on the Luxembourg Trade and Companies Register as well as the accounting and the annual company accounts.
    What is the status of the RCS ?

    The RCS is placed under the authority of the Ministry of Justice which transferred the management of the RCS to an economic interest grouping, whose members are the State of Luxembourg, the Chamber of Commerce and the Chamber of Crafts.

    What does the "public" nature of the RCS imply ?

    The RCS is a public entity: Every person who wishes to view filed documents or make a copy of them is entitled to do so upon payment of an administrative fee.

    Where is the RCS located ?
    • There is only one RCS in the Grand-Duchy of Luxembourg. Its offices are located in the city of Luxembourg and in Diekirch.
    What are the opening hours of the RCS ?

    The office of the Luxembourg Trade and Companies Register is open to the public Monday to Friday, from 9AM to 12PM and from 1:30PM to 4PM upon appointment via the helpdesk at 26 42 81.

    The Diekirch office is open to the public on Mondays only, from 9AM to 12PM and from 1:30PM to 4PM upon appointment via the helpdesk at 26 42 81.


    The record: Collected information and documents to be filed

    Legally required information for filing with the RCS

    The Law of 2002 sets out the information which has to be registered with the RCS. It includes identification and legal data such as corporate name and purpose, capital of the company, executive board membership information, information on the Commissioner of Accounts, authorized signatories and other similar data.

    This information has to be communicated to the RCS by means of requisition forms which are available on the RCS website.

    Documents intended for publication

    The amended Law of the 10th of August 1915 on Commercial Companies as well as other legal texts define the information, deeds, extracts of deeds, minutes and other documents which have to be submitted to the RCS for publication in the Memorial, Official Journal of Companies and Associations.

    A registered person's record

    All information and documents on a registered person which are submitted to the RCS are gathered in one file.

    This file is publicly available.

    Who has to register or enroll with the RCS ?

    All natural and legal entities included in the following categories are subject to registration with the RCS :

    • Commercial companies and their branches
    • Mutual insurance associations
    • Economic interest groupings and their branches
    • European economic interest groupings and their branches
    • Branches created in the Grand-Duchy of Luxembourg by commercial companies, economic interest groupings and European economic interest groupings governed by foreign Law
    • Traders and their branches
    • Luxembourg branches of traders who are established abroad
    • Civil societies
    • Non-profit associations
    • Foundations
    • Savings and pensions associations
    • Farming associations
    • Public institutions
    • Limited partnerships
    • Other legal persons for which registration is legally required

    Filing

    Who can register or enroll ?

    New registrations, enrollments and amendments at the RCS are done :

    • in person or
    • via an agent or
    • via a notary drafting the deed of incorporation or the amendments to the deed of incorporation of the legal person or
    • The Chamber of Commerce and the Chamber of Crafts
    What is a requisition form ?

    The requisition form gathers in a structured and dynamic way all the information which needs to be communicated to the RCS as required by the Law of 2002. The registration with the RCS and all other amendments which are to be made at a later stage are done via requisition forms. The requisition form differentiates according to the legal structure of the registered person.

    How are requisition forms used ?
    • The requisition forms are available on the RCS website.

    The forms can be completed electronically with Acrobat Reader. In order to save the completed forms, you will need to download the latest version of Acrobat Reader (version 8.1.2 and above).

    What are the deadlines for filing and publication ?
    • The registrations, enrollments and communications required by Law have to be submitted to the RCS within one month after the event which makes them necessary.
    • Publication in the Memorial C, Official Journal of Companies and Associations, has to be made within two months after the filing date.
    How to file with the RCS ?

    Filing with the RCS is done electronically

    • The requisition form has to be completed on the RCS website. The documents which are legally required for publication have to be attached to the requisition form and submitted electronically. When the documents are filed, they are simultaneously registered for publication with the RCS. The presenter is issued a receipt for his filing with the RCS. The RCS then forwards an electronic copy of the documents which are to be published to the Central Legislation Service.
    • The user has to cover the administration fees, the registration fees and, if applicable, the publication fees.
    • There is an assistance office at the RCS for users who do not have internet access, or do not want to register online on their own.
    • Presenters may use these facilities to prepare their filing electronically with the help and guidance of RCS employees. Additional fees apply for filings made at the assistance office as specified in annex J of the amended Grand Ducal regulation of the 23rd of January 2003 regarding the application of the Law of 19thof December 2002 on the Luxembourg Trade and Companies Register as well the accounting and the annual company accounts.
    • In order to provide a high-quality service, persons who would like to use the services of the assistance office are required to make an appointment with the RCS helpdesk by calling 26 42 81.

    Extraits

    Qu'est-ce qu'un extrait du RCS ?

    Un extrait d'une personne immatriculée ou inscrite au RCS consiste en l'émission, par les services du RCS, d'un résumé des données que la personne doit déposer au RCS. L'extrait reflète l'état actuel des données déposées dans le dossier de la personne immatriculée. Le règlement grand-ducal modifié du 23 janvier 2003 cité précédemment précise la forme et le contenu de cet extrait.

    Comment demander un extrait au RCS ?

    Une demande d'extrait est introduite au RCS par le biais du site internet du RCS.


    Registration process

    Which documents are recorded by the RCS ?

    The RCS records all private deeds which have to be filed with the RCS. The RCS does not record any other types of deeds, or deeds which do not need to be filed with the RCS.

    How are the submitted documents recorded ?

    The recording is formally completed when it has a filing label where it says "filed and recorded".

    Is the RCS Manager responsible for the recording of documents which are to be filed with the RCS ?

    As referred to in article 22-1 of the Law of the 19th of December 2002 on the Luxembourg Trade and Companies Register as well as the accounting and the annual company accounts, the RCS Manager is responsible for the recording of all private deeds which have to be filed with the RCS.

    Are notarial deeds and their dispatch recorded at the RCS ?

    The RCS does not record any notarized deeds or their dispatch. These types of deeds have to be recorded with the Land Registration and Estates Department (AED).

    What do I do if I need a precise recording date ?

    In order to avoid issues on the adherence to a specific date, especially in case a submission is rejected by the RCS Manager, the presenter may previously record his document at the authorized Land Registration and Estates Department (AED).

    What are the fees collected by the RCS Manager on behalf of the State ?

    The RCS Manager collects a fixed registration fee of EUR 12 as well as the publication fees (please refer to the ‘pricing’ section) on behalf of the State upon filing with the RCS together with other RCS administration fees.

    The fixed registration fees as well as the publication fees are transferred to the State.

    The RCS Manager collects three types of payments/fees upon registration :

    • The fixed registration fees (EUR 12 per filed and registered document)
    • The publication fees for all documents which are to be published (please refer to the 'pricing' section)
    • The administration fees of the RCS for each filing (please refer to the 'pricing' section)
    At which date are the documents required by the RCS recorded ?

    The documents submitted to the RCS are recorded on the date of the filing. The filing is recorded once the RCS Manager approved of the filed documents.

    May the incorporation documents of legal persons which can according to Law be drafted in private be recorded by the RCS Manager ?

    Yes, the incorporation documents of legal persons which were drafted in private according to Law may be recorded by the RCS upon filing. However, notarized deeds have to be recorded with the Land Registration and Estates Department (AED).

    Which documents do not have to be recorded ?
    • References for the publication of statutory (annual) accounts, the annual accounts are recorded
    • References for the publication of management regulations, the regulations are recorded
    • Requisition forms of the RCS
    • The dispatch of notarized deeds issued either by a Luxembourg or a foreign notary when these deeds have to be recorded with the Land Registration and Estates Department (AED)

    Private deeds have to be recorded with the Land Registration and Estates Department (AED)

    Do I still have to go to the Land Registration and Estates Department (AED) ?

    Private documents which have to be filed with the RCS will be recorded by the RCS Manager upon filing. These documents do no longer need to be submitted to the Land Registration and Estates Department (AED).

    How are the annual (statutory) accounts recorded ?

    Statutory accounts are recorded for a fixed fee of EUR 12. The reference for publication of statutory accounts is not recorded, however, publication fees apply as per pricing on deeds which were drafted in someone’s private capacity (cf. table on publication fees).

    Statutory accounts are exempt from the stamping formalities and the stamping duty

    How are the articles of association recorded ?

    The articles of association are recorded for a fixed fee of EUR 12. The reference for publication of the articles of association is not recorded, however, publication fees apply as per pricing on deeds which were drafted in someone’s private capacity (cf. table on publication fees).

    Les statuts coordonnés sont dispensés de la formalité du timbre et exemptés du droit de timbre.

    How are management regulations recorded ?

    Management regulations are recorded for a fixed fee of EUR 12. The reference for publication of these regulations is not recorded, however, publication fees apply as per pricing on deeds which were drafted in someone’s private capacity (cf. table on publication fees).

    Management regulations are exempt from stamping formalities and the stamping duty.

    May I record documents with the RCS although they are not required ?

    No, the RCS Manager is not responsible for processing any documents other than those which have to be filed with the RCS by Law.

    Does the RCS Manager record documents which have already been recorded by the AED ?

    Documents which were already recorded at the Land Registration and Estates Department (AED) prior to their filing do not need to be recorded again by the RCS Manager.

    Is the stamp duty applicable ?

    No, private deeds intended for filing are exempt from the stamp duty.

    Do my private documents which are required by the RCS still need to be recorded at the Land Registration and Estates Department (AED) ?

    One can still record documents at the Land Registration and Estates Department (AED) before their filing with the RCS. This is in particular valid for documents which have been refused for filing with the RCS. Document which were previously submitted for filing with the RCS are not recorded again by the RCS Manager.

    Are the documents which were rejected for filing by the RCS Manager recorded ?

    No, the RCS Manager solely records documents which were accepted for filing as registration is done upon filing.

    However, the presenter may record the rejected documents at the Land Registration and Estates Department (AED), especially if the presenter needs a certain date on the documents which are to be published.


    Certificate of Non-Registration of Court Rulings (Negative Certification)

    What is a Certificate of Non-Registration of Court Rulings (negative certification) ?

    A certificate of Non-Registration of Court Rulings, also known as a negative certification, is a document issued by the RCS which asserts that there are no court rulings filed at the RCS against a registered person.

    How do I request a Certificate of Non-Registration of Court Rulings (negative certification) ?

    You can order the certificate on the RCS website by going to the "services" menu: Choose the tab: "order a negative certification" or directly access the menu "available services" on the page "company details".

    Recommandations générales pour les documents PDF/A.

    Il est conseillé dans la mesure du possible de convertir directement les documents depuis les logiciels Office au format PDF/A (Microsoft Word et LibreOffice/OpenOffice Writer). De manière générale, les documents à déposer au RCS ne doivent pas revêtir de signature et ne nécessitent donc pas d'être scannés.

    Si le document à déposer doit tout de même être scanné, le scanner doit être configuré de manière à utiliser les paramètres suivants :

    • strictement Noir et blanc
    • 300 DPI
    • filtre image CCITT FAX group 4 (ce filtre est souvent obtenu en utilisant des paramètres du type mode de qualité maximale, type de document " Texte ", compression faible)
    • ne pas activer les paramètres de reconnaissance de caractère.(OCR)
    How do I convert a PDF file into a PDF/A file ?

    A PDF file can usually be converted into a PDF/A file using the software which was used to generate the PDF file in the first place. For further information, please refer to the standard user guide you use to generate PDF files.

    How do I save a "text" file in PDF/A format ?

    Most commonly used office software packages, such as OpenOffice3.1.x, or Microsoft Office 2007, feature an option for saving files in PDF/A format in their latest version. Another option would be to use Adobe Acrobat or another conversion tool to generate documents in a PDF/A format.

    For further information, please refer to the user guide: "Create a PDF/A file" section, which explains all the steps needed to create a PDF/A file with Open Office 3.1.0, Windows Office 2007 and Adobe Acrobat.

    Checking PDF/A to PDF compatibility using Adobe Acrobat

    Adobe Acrobat (version 8 and above) allows you to check the compatibility of a PDF document and the PDF/A standard via a function called «Preflight». This function can be accessed via the « Advanced – Preflight » menu.

    A file is not accepted by the RCS while being transferred. The Refusé icon appears.

    To be accepted by the RCS, a PDF file cannot exceed 20 Mbytes and has to be compatible with the PDF/A standard.

    However, in order to ensure the correct processing of all electronically submitted documents, the RCS also runs checks on additional image parameters:

    • Handwritten comments and online contents are rejected
    • Digital colour and greyscale are rejected
    • Resolution of digital black and white images must be between 200dpi and 300dpi
    • CCITTFaxDecode is the only authorized filter on digital documents
    • Restricted range of authorized image filters
    • The picture size cannot exceed 80 Kbyte
    • Only A4 pages are accepted

    These additional checks are compatible with text files generated according to the above-mentioned guidelines.

    The RCS strongly advises to directly convert text files (Word, OpenOffice) into PDF/A documents and not to print them first.

    Signature on the documents required for filing with the RCS is not mandatory, since the presenter is identified via an electronic certificate on the RCS website.

    If you only have a hard copy of the document, it is crucial that you scan your document in black and white with a resolution of minimum 200dpi and maximum 300dpi. Documents in color or greyscale are not accepted by the RCS.

    If the error message still appears after you made sure that your PDF document is compatible with the PDF/A format, and all the above mentioned requirements are met, please contact the RCS helpdesk for more information.

    The transfer of a PDF/A file is accepted and the Accepté icon appears.

    In this case, the document is PDF/A compatible but was adjusted to match all the criteria of the RCS. These changes are purely technical and do not affect the structure or the content of the submitted document. To view the adjusted document you can click on the PDF icon.

    Converting an Excel file into a PDF/A file

    The easiest way to convert an excel spreadsheet into a PDF/A file is in using the printer function "Adobe PDF" installed with Adobe Acrobat and Adobe Professional. Please make sure that the page size does not exceed the standard A4 format.

    Merging several electronic documents into a single PDF/A document

    The RCS may require that several electronic documents are filed as a single PDF/A document.

    You can merge these documents using your standard office package or Adobe Acrobat.

    If you use Adobe Acrobat, the easiest way to merge documents is to convert each document separately into PDF/A format and to merge them using the « insert pages » function. Open the first document, click on « insert pages » in the « document » menu, select the document which needs to be merged, and specify where the additional pages should be inserted.

    Error Message: " A general error occurred: Please enable cookies to use this application. "

    To efficiently display its pages, the e-RCS application uses « session cookies » Please check that these cookies are enabled by your browser.

    Modern browsers such as Internet Explorer and Mozilla allow the disabling of persisting cookies while still accepting session cookies essential to the good functioning of the e-RCS application.

    A PDF file is not displayed.
    • Check your Acrobat Reader version (version 8.1.2 et suivantes).
    • Check whether your browser is compatible with Acrobat Reader.
    • Deactivate all pop-up blockers.
    When using a browser to view a PDF file, the toolbar is not displayed properly
    • You can save the document using the " Shift+Ctrl+S " shortcut.
    • The toolbar may only be hidden: Try pressing the " F8 " key to see if it gets displayed.
    • If this does not resolve the issue, the most likely cause is a failure in synchronizing Adobe Reader and your browser plug-in. Adobe Reader must then be uninstalled and re-installed so that the plug- in gets updated.
    How to check the validity of an electronic signature on a document ?

    Start by configuring Adobe Reader to detect the different certification authorities in your operating system (Windows) and to check for signatures upon opening of a document :

    Select the menu "Edit" – "Preferences".

    • Having selected the "Security" option on the left, check the box "Verify signatures when the document is opened". This option is activated by default.
    • Click on "Advanced Preferences"
    • In the "Windows Integration" tab, check the three boxes and click on "OK".

    The second step is to open the electronically signed document. After the previous configuration, the electronic signature is automatically verified upon opening of the document

    Based on the icons displayed in the signature area, you will see if the signature is valid or not

    • signatureOk indicates that the signature is valid.
    • signatureNotOk indicates that the signature is not valid. It is for example the case when the certificate which was used to sign the document had already expired when the signature was affixed.
    • signatureWarning indicates that the document was amended after the signature was affixed.
    • signatureUnknown specifies that the signature could not be verified. It is for example the case when the certificate which was used to sign the document does not belong to your « Trusted Identities », or if Adobe Reader is not set up to retrieve all the certification authorities in your operating system (Windows), etc..
    How do I proceed with the payment ?

    The payment is done in two steps :

    1. Authorization: the client authorizes the RCS to debit the amount mentioned in the breakdown of fees for the requested services.
    The amount specified in your cart will be collected by the RCS when it approves all the requests in your order. The amount will be reflected on your credit card statement.

    2. Debit: the RCS debits the total amount upon complete processing of the order.
    The total order amount will be debited once all the individual requests have been processed as part of the order. The total amount may be lower than the amount you approved of initially if the RCS was unable to approve all of your requests.

    Where can I find the proof of payment ?

    A payment receipt is available as a PDF file for each order as soon as the order has been fully processed. An order is fully processed once all requests have been processed, independently of the final answer of the RCS ("Processed"or "Rejected"). The receipt can only be downloaded on the page "View by Order"

    The receipt lists all debited amounts. The receipt total amount may therefore differ from the initial amount mentioned on the purchase order for the same order.

    Same as for the other documents, the receipt is available for a limited period of 20 calendar days.

    When connecting to the website using a LuxTrust certificate, the following message is displayed: " The applet could not be downloaded. Please check for Java updates. (version 1.7 or above) And/or the Java plug-in control panel may contain some errors " ?

    A Java update may be necessary, verify your version on the www.java.com and install the latest version.

    Check for messages offering to run a Java program and authorize it.

    Install the latest Luxtrust middleware version.

    If you have already installed the latest version, make sure that the plug-in in your browser is activated (please refer to this page : https://java.com/fr/download/help/enable_browser.xml).

    I cannot open the requisition form. Instead, a " please wait " message is displayed, referring to an issue with the Adobe Reader version.

    If you have the 9th version (or above) of Adobe Reader on your computer, deactivate all bowser plug-ins :

    • Firefox: In the menu under “settings”, facing « Portable Document Format », select « Use Adobe Reader », instead of « Preview in Firefox ».
    • Google Chrome: Go to chrome://plugins and deactivate « Chrome PDF Viewer ».Make sure that Adobe Reader is active.
    • Safari: Deactivate « preview » as default manager for PDF files in your Mac system. Contact Apple support for any further information.
    • If you are experiencing issues with Internet Explorer, you are certainly using the specific Internet Explorer version, which is incorporated in the new visual interface of Windows 8. Please use the « Office » version.
    Which browsers are compatible with the website ?
    • The bowsers which are meant to be used with the website are: Internet Explorer version 9 (and above) and Mozilla Firefox version 3.4 (and above).
    • Other browsers (Google Chrome, Safari, Opéra...) may work if all the required plug-ins are set up correctly.
    • Mobile browsers such as Internet Explorer, Chrome, Firefox and Safari for Android, IOS and Windows Phone are not supported.

    Please be aware that Windows XP is no longer supported.

    Informations générales

    Les principales nouveautés
    • Obligation d’établir, à partir du premier exercice débutant après le 31 décembre 2010, les documents comptables conformément au plan comptable normalisé (PCN).
    • Nouvelles formalités de dépôt applicables aux documents comptables à partir du 1er janvier 2012
    • Pour les entreprises soumises à l’obligation de déposer le solde des comptes suivant le modèle du plan comptable normalisé et les sociétés de participation financières visées à l’article 31 de la loi du 19 décembre 2002 : obligation d’effectuer une préparation de certains documents comptables pour les exercices clôturés au 31 décembre 2011 et postérieurement à cette date sur la plateforme informatique eCDF du Centre des technologies de l’Information de l’Etat (CTIE) préalablement au dépôt au registre de commerce et des sociétés (RCS).
    • Obligation du dépôt des documents comptables par la voie électronique à partir du 1er janvier 2012

    Définitions

    Plan comptable normalisé (PCN)
    • Le plan comptable normalisé est défini dans l’annexe du règlement grand-ducal du 10 juin 2009 déterminant la teneur, la présentation et la numérotation du plan comptable normalisé.
    • Ce plan comptable doit être utilisé par toute entreprise telle que définie à l’article 8 du code de commerce à l’exception des entreprises visées par l’article 13 du code de commerce et des entreprises qui ont obtenu une dérogation en application de l’article 27 de la loi modifiée du 19 décembre 2002.
    • D’après l’exposé des motifs du projet de règlement grand-ducal du 10 juin 2009 précité, il n’est pas requis que les entreprises visées utilisent pour les besoins de leur comptabilité interne ce même plan (notamment si elles disposent d’un plan comptable propre ou d’un plan utilisé dans un groupe dont elles font partie), du moment que ces entreprises sont en mesure de produire aux fins de dépôt, un solde des comptes sur base du schéma imposé par le plan comptable normalisé, par des procédés techniques appropriés garantissant que le contenu des comptes est également conforme au plan prescrit (de telles opérations étant normalement parfaitement possibles par le biais de logiciels comptables appropriés).
    • Les entreprises soumises au plan comptable normalisé ont l’obligation de préparer et de valider leurs documents comptables par le biais de la plateforme informatique eCDF.
    Plateforme informatique eCDF
    • L’Etat luxembourgeois met à disposition des entreprises une plateforme de collecte électronique des données financières intitulée 'eCDF'. Cette plateforme eCDF permet de préparer le dépôt électronique d’informations comptables structurées.
    • Formulaires standardisés du bilan, du compte de profits et pertes et du solde des comptes repris au plan comptable normalisé :
      Le respect de la procédure de dépôt et l’utilisation des formulaires standardisés est obligatoire pour les entreprises telles que définies à l’article 8 du code de commerce, à l’exception de celles visées à l’article 13 du Code de commerce.
    • Les données comptables « chiffrées » sont ainsi collectées par le biais de ces formulaires. La loi du 19 décembre 2002 et le règlement grand-ducal du 10 juin 2009 prévoient et définissent, de manière précise, les données à collecter.
    • La standardisation par le biais de formulaires vise uniquement les documents comptables suivants : le bilan, le compte de profits et pertes et le solde des comptes.
    Liasse comptable
    • Les comptes annuels, y compris, le cas échéant, le solde des comptes repris au plan comptable normalisé et tous les actes, extraits d'actes et documents quelconques en rapport avec les comptes annuels à déposer en même temps constituent la liasse comptable.
    • La liasse comptable peut comporter des comptes annuels présentés de manière normalisée, pour les entreprises concernées par les dispositions de l’article 8 du code de commerce, ou des comptes annuels non normalisés.
      Dans le cas d’entreprises concernées par les dispositions de l’article 8 du code de commerce, la préparation des comptes annuels normalisés aux fins de dépôt au RCS s'effectue par le biais de la plateforme eCDF créée à cette fin et gérée par le Centre des Technologies de l’Information de l'Etat (CTIE).
    • Le dépôt de la liasse comptable est obligatoirement effectué par voie électronique.
    • La liasse comptable doit être établie dans une seule et même langue. Les formulaires complétés doivent être remplis de façon complète et exacte. Les formulaires en langues allemande et anglaise peuvent être utilisés, mais seul le libellé des formulaires français fait foi.
    • Les documents compris dans la liasse comptable peuvent faire l’objet d’un dépôt rectificatif.
      En cas de dépôt rectificatif, la liasse comptable doit être redéposée dans son intégralité.

    Préparation et validation des documents comptables par le biais de la plateforme eCDF

    Entreprises soumises à l’obligation de préparation et de validation des documents comptables par le biais de la plateforme eCDF :

    Les entreprises visées à l’article 8 du Code de commerce (sauf exceptions prévues à l’article 13 du code de commerce) :

    • les commerçants personnes physiques
    • les sociétés commerciales dotées de la personnalité juridique :
      • sociétés anonymes
      • sociétés à responsabilité limitée
      • sociétés européennes
      • sociétés coopératives
      • sociétés en commandite par actions
      • sociétés en commandite simple
      • sociétés en nom collectif
    • les groupements européens d’intérêt économique
    • les groupements d’intérêt économique
    • les succursales luxembourgeoises des :
      • commerçants personnes physiques étrangers
      • sociétés commerciales de droit étranger
      • groupements européens d’intérêt économique
      • groupements d’intérêt économique

    Sociétés de participation financière :

    Dans son avis CNC 1-1, la commission des normes comptables définit les sociétés de participations financières comme suit :

    • les sociétés ‘Holding’ telles que tombant dans le champ d’application de la loi modifiée du 31 juillet 1929 sur les participations financières
    • les sociétés de gestion de patrimoine familial (SPF) visées par la loi du 11 mai 2007 relative à la création d’une société de gestion de patrimoine familial
    Exceptions
    • Exceptions prévues à l’article 13 du code de commerce.
      Ne sont pas soumises aux exigences en matière de tenue et de présentation des comptes telles que prévues à l’article 12 du code de commerce, les entreprises suivantes :
      • commerçants personnes physiques, sociétés en nom collectif, sociétés en commandite simple, dont le chiffre d’affaires hors T.V.A. est inférieur ou égal à EUR 100.000
      • établissements de crédit
      • sociétés d’assurances
      • sociétés de réassurance
      • entreprises du secteur financier soumises à la surveillance prudentielle de la Commission de Surveillance du Secteur Financier (CSSF) à l’exception des PSF de support visés à la sous-section 3 de la section 2 du chapitre 2 de la partie I de la loi modifiée du 5 avril 1993 relative au secteur financier.
      • sociétés d’investissement à capital fixe ou variable
      • sociétés d’épargne-pension à capital variable
      • sociétés de gestion
      • sociétés d’investissement à capital risque
      • sociétés de titrisation agréées
      • représentants-fiduciaires intervenant auprès d’un organisme de titrisation
      • sociétés de gestion de fonds de titrisation agréées
    • Autres exceptions en matière de tenue et de présentation des comptes
      Ne sont pas soumises aux exigences en matière de tenue et de présentation des comptes telles que prévues à l’article 12 du code de commerce, les entreprises qui établissent leurs comptes annuels suivant les normes comptables internationales (IFRS).
      En outre, des exceptions peuvent être prescrites par règlement grand-ducal à prendre sur avis de la commission des normes comptables, autorisant les entreprises à déroger aux règles arrêtées notamment à l’article 12 du code de commerce.

    Questions – réponses

    Qu’est-ce que le ‘plan comptable normalisé’ ?
    • Le plan comptable normalisé est prescrit à l’article 12 du code de commerce qui dispose que « Le contenu d’un plan comptable normalisé est arrêté par un règlement grand-ducal. »
    • La teneur et la présentation de ce plan comptable normalisé sont déterminées par le règlement grand-ducal du 10 juin 2009.
    A partir de quelle date, le nouveau plan comptable est-il obligatoire ?

    Les entreprises doivent recourir au plan comptable normalisé à partir du 1er exercice débutant après le 31 décembre 2010.

    Qu’est-ce que la ‘liasse comptable’ ?

    La liasse comptable est l'ensemble des documents comprenant les comptes annuels ou les comptes consolidés se rapportant à un exercice comptable donné, y compris, le solde des comptes repris au plan comptable normalisé et tous les actes, extraits d'actes et documents quelconques en rapport avec les comptes annuels ou les comptes consolidés portant sur le même exercice comptable dont le dépôt est également ordonné par la loi.

    La liasse comptable doit-elle être déposée obligatoirement par la voie électronique ?

    Le dépôt de la liasse comptable relatif aux comptes annuels et aux comptes consolidés des entreprises est effectué auprès du gestionnaire du registre de commerce et des sociétés par la seule voie électronique.

    A partir de quelle date le dépôt des documents comptables doit-il s’effectuer uniquement par la voie électronique ?

    Les documents comptables sont à déposer par la seule voie électronique à compter du 1er janvier 2012.

    Puis-je encore déposer les documents comptables au RCS sur support papier ?

    A compter du 1er janvier 2012, les documents comptables ne peuvent plus être déposés au format papier.

    Comment puis-je déposer les documents comptables sur des exercices antérieurs à l’exercice 2011 ?

    A compter du 1er janvier 2012, tous les documents comptables, quelque soit l’exercice concerné, sont à déposer par la voie électronique.

    Qu’est ce que la plateforme eCDF ?

    La plateforme eCDF est une plateforme électronique de collecte des données financières gérée par le Centre des technologies de l’information de l’Etat (http://www.ecdf.lu).
    Cette plateforme permet aux entreprises soumises à l’obligation de déposer le solde des comptes suivant le modèle du plan comptable normalisé et aux sociétés de participation financières visées à l’article 31 de la loi du 19 décembre 2002 de préparer et de valider le bilan, le compte de profits et pertes et, le cas échéant, le solde des comptes, qui pourront ensuite être déposés via le site Internet RCS.

    Comment fonctionne la préparation des documents comptables sur la plateforme eCDF ?

    La préparation des documents comptables sur la plateforme eCDF s’effectue par le biais de formulaires standardisés.

    La plateforme eCDF offre deux possibilités au déclarant :

    • saisie des données financières via les formulaires normalisés disponibles sur la plateforme eCDF
    • transfert des données sous forme de fichier XML généré depuis l’outil comptable du déclarant.

    Pour plus de renseignement, veuillez consulter le site Internet de la plateforme eCDF (http://www.ecdf.lu)
    E-mail : ecdf@ctie.etat.lu
    Tél : +352 49925-550

    Qui doit préparer les documents comptables sur la plateforme eCDF avant leur dépôt au RCS ?

    L’article 8 du code de commerce dresse la liste des personnes devant préparer leurs documents comptables sur la plateforme eCDF, préalablement à leur dépôt au RCS.
    Sont exclues :

    • les entreprises visées par l’article 13 du code de commerce.
    • les entreprises ayant obtenu une dérogation en application de l’article 27 de la loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels.
    • les entreprises qui établissent leurs comptes annuels suivant les normes comptables internationales.
    • les entreprises de droit étranger ayant une succursale luxembourgeoise, en ce qui concernent leurs documents comptables, tels qu’établis selon le droit de l’Etat dont elles relèvent.
    Quels documents comptables doivent être préparés sur la plateforme eCDF avant leur dépôt au RCS ?

    La standardisation par le biais de la plateforme eCDF vise les documents comptables suivants :

    • le bilan
    • le compte de pertes et profits
    • et le solde des comptes
    Comment fonctionne le dépôt des documents comptables ?

    Le dépôt des documents comptables s’effectue par la voie électronique de deux manières différentes, selon que la personne concernée par le dépôt est soumise ou non à l’obligation de respecter le plan comptable normalisé et dès lors de préparer ses comptes sur la plateforme eCDF :

    • Dans l’hypothèse où le déposant doit préparer ses comptes via la plateforme, il doit d’abord préparer et valider ses comptes sur cette dernière, avant d’effectuer son dépôt auprès du RCS sur le site Internet du RCS. En se connectant sur le site du RCS, il pourra directement récupérer les données collectées sur la plateforme, auxquelles il devra joindre les éventuels autres documents composant sa demande de dépôt (annexe, rapport de gestion ou de contrôle, mention…). Ces autres documents devront être transmis sous format PDF/A.
    • Dans l’hypothèse où le déposant n’a pas obligation de préparer ses comptes via la plateforme, il devra effectuer directement le dépôt de ses comptes sur le site internet du RCS sans passer par la plateforme eCDF en transmettant les pièces composant sa demande de dépôt sous format PDF/A.
    Pourquoi dois-je d’abord préparer les documents comptables sur la plateforme eCDF avant d’effectuer le dépôt au RCS ?

    Les personnes ayant obligation de présenter leurs comptes conformément au plan comptable normalisé doivent les préparer sur la plateforme eCDF, préalablement à leur dépôt auprès du RCS.

    Cette obligation résulte de l’article 2 du règlement grand-ducal du 14 décembre 2011.

    Qui doit déposer ses documents comptables au RCS ?

    Toutes les personnes immatriculées auprès du RCS doivent déposer leurs documents comptables à l’exception :

    • des sociétés civiles
    • des commerçants personnes physiques et les sociétés en nom collectif ou en commandite simple dont le chiffre d'affaires hors taxe sur la valeur ajoutée n'excède pas 100.000 euros
    • des sociétés étrangères établies hors de l’Union Européenne ayant une forme juridique comparable à celles visées dans la directive 68/151/CEE, dont les comptes ne sont pas établis et contrôlés conformément aux directives 78/660/CEE et 83/349/CEE ou de façon équivalente (art. 160-7 de la loi du 10 août 1915), concernant leurs documents comptables propres
    • les établissements publics (sauf si la loi qui régit l’établissement le prévoit)

    A noter que les ASBL n’ont l’obligation de déposer leurs comptes que dans le cadre de l’article 16 de la loi du 21 avril 1928 sur les associations et les fondations sans but lucratif.
    En outre, le RCS accepte le dépôt volontaire des comptes des associations d’épargne pension, sans publication au Mémorial, Recueil des Sociétés et Associations.

    Quels documents comptables doivent être déposés ?

    De manière générale, ne sont à déposer auprès du RCS que les documents comptables dont la Loi prescrit le dépôt.

    Ainsi, par exemple, les entreprises sont tenues de déposer au RCS les documents suivants :

    • Les comptes annuels (bilan, comptes de profits et pertes et annexe)
    • Le solde des comptes repris au plan comptable minimum normalisé (si applicable)
    • Le rapport de gestion (si applicable)
    • Le rapport de la personne chargée du contrôle des comptes (si applicable)
    • Les autres documents qui se rapportent aux comptes annuels (proposition d’affectation des résultats, affectation des résultats, liste des mandataires légaux, et de la ou des personnes en charge du contrôle des comptes,…)
    • La mention de dépôt
    Quels documents comptables font l’objet d’une publication au Mémorial, Recueil des Sociétés et Associations ?

    Ne sont à publier au Mémorial, Recueil des Sociétés et Association que les documents comptables dont la Loi prescrit la publication.

    En principe, les documents comptables déposés au RCS sont à publier au Mémorial, Recueil des Sociétés et Associations par le biais d’une mention de dépôt.

    Il est à noter que les fondations ont l’obligation de publier leur comptes et budget en intégralité.

    Toutefois, plusieurs exceptions au principe énoncé précédemment, selon lequel les documents comptables déposés au RCS sont publiés au Mémorial, Recueil des Sociétés et Associations,
    existent :

    • Le solde des comptes repris au plan comptable normalisé n’est pas publié.
    • Les petites entreprises répondant aux critères de taille prescrits à l’article 35 de la loi du 19 décembre 2002 et ne faisant pas appel public à l’épargne sur un marché réglementé peuvent ne pas publier leur compte de profits et pertes, leur rapport de gestion ainsi que le rapport de la personne chargée du contrôle des comptes.
    • Ne sont pas publiés les comptes annuels des sociétés en commandite simple et en nom collectif dont tous les associés indéfiniment responsables sont des S.A., S.àr.l ou SCA ou des sociétés de droit étranger ayant une forme comparable (article 77 al.2 2° et 3° de la loi du 19 décembre 2002) si :
      • le chiffre d’affaire hors taxe sur la valeur ajoutée supérieur à 100 000 euros
      • les comptes sont disponibles au siège social, et que
      • tous ses associés indéfiniment responsables sont des S.A., S.àr.l ou SCA ou des sociétés de droit étranger ayant une forme comparable et qu’aucune d’elles ne publie les comptes de la société concernée conjointement avec ses propres comptes, ou lorsque
        tous ses associés indéfiniment responsables sont des sociétés qui ne relèvent pas de la législation d’un Etat membre mais qui ont une forme juridique comparable à S.A., S.àr.l ou SCA.
    • Ne sont pas publiés les documents comptables des personnes suivantes :
      • des groupements d'intérêt économique, des groupements européens d'intérêt économique ainsi que leurs succursales
      • des commerçants personnes physiques et des succursales luxembourgeoises de commerçants étrangers personnes physiques, dont le chiffre d’affaire hors taxe sur la valeur ajoutée est supérieur à 100 000 euros
      • des associations sans but lucratif
      • des associations d’épargne pension
      • des associations agricoles
      • des sociétés d’épargne-pension à capital variable
      • des succursales luxembourgeoises de sociétés étrangères, exception faite des sociétés établies hors de l’Union Européenne ayant une forme juridique comparable à celles visées dans la directive 68/151/CEE, dont les comptes ne sont pas établis et contrôlés conformément aux directives 78/660/CEE et 83/349/CEE ou de façon équivalente (art. 160-7 de la loi du 10 août 1915)
    Quels documents comptables à déposer au RCS ne sont pas consultables par le public ?

    La Loi prescrit quels documents déposés auprès du RCS peuvent être consultés par le public.

    De manière générale, les documents qui sont déposés au RCS mais non publiés au Mémorial, Recueil des Sociétés et Associations ne sont pas consultables par le public.

    Il est à noter que quelques exceptions à ce principe existent.

    Les comptes annuels des personnes suivantes ne sont pas consultables par le public :

    • Sociétés en commandite simple et en nom collectif dont tous les associés indéfiniment responsables sont des S.A., S.à r.l ou SCA ou des sociétés de droit étranger ayant une forme comparable (article 77 al.2 2° et 3° de la loi du 19 décembre 2002 ) si :
      • le chiffre d’affaire hors taxe sur la valeur ajoutée supérieur à 100 000 euros
      • les comptes sont disponibles au siège social, et que
      • tous ses associés indéfiniment responsables sont des S.A., S.à r.l ou SCA ou des sociétés de droit étranger ayant une forme comparable et qu’aucune d’elles ne publie les comptes de la société concernée conjointement avec ses propres comptes, ou lorsque
        tous ses associés indéfiniment responsables sont des sociétés qui ne relèvent pas de la législation d’un Etat membre mais qui ont une forme juridique comparable à la S.A., S.à r.l ou SCA.
    • Commerçants personnes physiques et les succursales luxembourgeoise de commerçants étrangers personnes physiques dont le chiffre d’affaire hors taxe sur la valeur ajoutée est supérieur à 100 000 euros
    • Groupements d'intérêt économique, des groupements européens d'intérêt économique ainsi que leurs succursales sociétés d’épargne-pension à capital variable et associations d’épargne pension
    • Succursales luxembourgeoises de sociétés étrangères exception faite des sociétés établies hors de l’Union Européenne ayant une forme juridique comparable à celles visées dans la directive 68/151/CEE dont les comptes ne sont pas établis et contrôlés conformément aux directives 78/660/CEE et 83/349/CEE ou de façon équivalente (art. 160-7 de la loi du 10 août 1915).

    En outre les petites entreprises ne dépassant pas les critères de l’article 35 de la loi du 19 décembre 2002 et ne faisant pas appel public à l’épargne sur un marché réglementé peuvent ne pas publier et ne pas rendre accessibles au public, le rapport de gestion, le rapport de la personne chargée du contrôle des comptes et le compte de profits et de pertes.

    Enfin le solde des comptes, qui doit être déposé dans le cadre de l’article 75 de la loi du 19 décembre 2002, n’est pas consultable par le public.

    Pourquoi certains documents comptables ne sont-ils pas consultables par le public ?

    L’accès au public ainsi que la liste des documents qui sont consultables par le public sont fixés par la Loi.

    Les documents déposés qui ne sont pas consultables par le public sont des dépôts effectués à des fins purement administratives.

    Comment sont perçus le droit d’enregistrement et les frais de publication pour la liasse comptable ?

    Le droit d’enregistrement et les frais de publication sont perçus une fois pour l’ensemble de la liasse comptable. Ces frais sont perçus par le RCS pour le compte de l’Etat, au moment de l’acceptation du dépôt de la liasse comptable.

    Combien coûte le dépôt des documents comptables ?

    L’ensemble des frais perçus lors du dépôt des documents comptables aux fins de publication au Mémorial, Recueil des Sociétés et Associations s’élève à 56 euros HTVA dont :

    • 24 euros HTVA de frais administratifs de dépôt
    • 20 euros de frais de publication
    • et 12 euros de droit d’enregistrement

    Ces frais sont fixés par arrêté grand-ducal.

    A noter qu’aucun frais de dépôt n’est prélevé concernant le dépôt des documents comptables des ASBL et des fondations.

    A noter également que la taxe administrative prévue par l’article 74bis de la loi du 19 décembre 2002 tel qu’introduit par la loi du 30 juillet 2013 portant réforme de la Commission des normes comptables est inclue dans les frais administratifs de dépôt.

    Quels sont les délais légaux de dépôt des documents comptables ?

    Les personnes suivantes doivent déposer dans les 7 mois de la clôture de leur exercice (approbation dans les 6 mois de la clôture et dépôt dans le mois de l’approbation des comptes) :

    • Associations d’assurances mutuelles
    • Sociétés d'épargne-pension à capital variable
    • Société anonyme, société européenne, société à responsabilité limitée, sociétés en commandite par action
    • Sociétés en commandite simple et en nom collectif
    • Sociétés coopératives et sociétés coopératives organisées comme une SA
    • Succursales de société de droit étranger, en ce qui concerne les comptes de la succursale elle-même
    • Groupements d’intérêt économique et groupements européen d’intérêt économique, ainsi que leurs succursales

    Les comptes et budget des fondations sont à déposer dans les 2 mois de la clôture de l’exercice.

    Les documents comptables des associations agricoles sont à déposer dans les 3 mois et demi de la clôture de l’exercice (approbation dans les 3 mois de la clôture et dépôt dans les 15 jours suivant l’approbation des comptes).

    Les documents comptables des sociétés d’investissement à capital variable, des sociétés européennes d’investissement à capital variable, des sociétés d’investissement à capital fixe et les sociétés européennes d’investissement à capital fixe sont à déposer dans les 4 mois de la clôture de l’exercice.

    Les documents comptables des commerçants personnes physiques sont à déposer dans les 7 mois de la clôture de l’année civile.

    Dois-je déposer un bilan complet ou abrégé ?

    Les petites entreprises ne faisant pas appel public à l'épargne sur un marché réglementé qui, à la date de clôture du bilan, ne dépassent pas les limites chiffrées de deux des trois critères suivants :

    • total du bilan: 4,4 millions d’euros
    • montant net du chiffre d’affaires: 8,8 millions d’euros
    • nombre des membres du personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l’exercice: 50

    peuvent établir leur bilan sous la forme d’un bilan abrégé.

    Dois-je déposer un compte de profits et pertes complet ou abrégé ?

    Les moyennes entreprises ne faisant pas appel public à l'épargne sur un marché réglementé, qui à la date de clôture du bilan ne dépassent pas les limites chiffrées de deux des trois critères suivants :

    • total du bilan: 17,5 millions d’euros
    • montant net du chiffre d’affaires: 35 millions d’euros
    • nombre des membres du personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l’exercice: 250

    peuvent établir leur compte de profits et de pertes en version abrégée.

    Dois-je déposer une annexe complète ou abrégée ?

    De manière générale, lorsque la loi impose l’établissement d’une annexe, elle est à déposer obligatoirement auprès du RCS.
    Par exemple, pour les entreprises soumises au titre II de la loi du 19 décembre 2002, les comptes annuels comprennent le bilan, le compte de profits et pertes ainsi que l’annexe: ces documents forment un tout. L’annexe doit être déposée et publiée selon les mêmes modalités que le bilan et le compte de profits et pertes.

    Les critères de taille de l’entreprise fixent le contenu de l’annexe:

    Les petites entreprises ne faisant pas appel public à l'épargne sur un marché réglementé, qui à la date de clôture du bilan, ne dépassent pas les limites chiffrées de deux des trois critères suivants:

    • total du bilan: 4,4 millions d’euros
    • montant net du chiffre d’affaires: 8,8 millions d’euros
    • nombre des membres du personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l’exercice: 50

    peuvent établir une annexe abrégée.

    Les moyennes entreprises ne faisant pas appel public à l'épargne sur un marché réglementé, qui à la date de clôture du bilan, ne dépassent pas les limites chiffrées de deux des trois critères
    suivants :

    • total du bilan: 17,5 millions d’euros
    • montant net du chiffre d’affaires: 35 millions d’euros
    • nombre des membres du personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l’exercice: 250

    peuvent établir une annexe semi-abrégée.

    Dois-je déposer un rapport de gestion ?

    De manière générale, lorsque la loi impose l’établissement d’un tel rapport et que celui-ci n’est pas disponible au siège de la société, il est à déposer obligatoirement auprès du RCS.

    Les sociétés visées doivent revêtir les formes suivantes :

    • SA, SARL, SECA, SE
    • associations d’assurances mutuelles
    • SICAV, SICAV SE, SICAF, SICAF SE
    • succursales de société étrangère entrant dans le cadre de l’article 160-7 de la loi du 10 aout 1915 sur les sociétés commerciales
    • sociétés étrangères visées aux articles 160-2 et 160-6 de la loi du 10 aout 1915 sur les sociétés commerciales, sauf celles ne relevant pas du droit d’un état membre de l’Union Européenne dont les documents comptables ne sont pas établis de façon équivalente aux directives comptables, si une telle obligation existe dans leur droit interne
    • SENC et SECS dont tous les associés indéfiniment responsables sont des S.A., S.àr.l ou SCA ou des sociétés de droit étranger ayant une forme comparable (article 77 al.2 2° et 3° de la loi du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises).

    Ceci étant, les sociétés ne dépassant pas les critères de tailles prescrits à l’article 35 de la loi du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises et ne faisant pas appel public à l’épargne sur un marché réglementé, peuvent ne pas établir ce rapport et de fait ne pas le déposer auprès du RCS.

    Pour plus d’informations, des brochures explicatives sont à votre disposition.

    Dois-je déposer un rapport de contrôle ?

    De manière générale, lorsque la loi impose l’établissement d’un tel rapport, celui-ci est à déposer obligatoirement auprès du RCS.

    Ainsi ce rapport est à déposer concernant :

    • les SA, SARL, SECA, SE
    • associations d’assurances mutuelles
    • les SICAV, SICAV SE, SICAF, SICAF SE
    • les sociétés coopératives et sociétés coopératives organisées comme une SA
    • les succursales de société étrangère entrant dans le cadre de l’article 160-7 de la loi du 10 aout 1915 sur les sociétés commerciales et les sociétés étrangères visées aux articles 160-2 et 160-6 de la loi du 10 aout 1915 sur les sociétés commerciales, sauf celles ne relevant pas du droit d’un état membre de l’Union Européenne dont les documents comptables ne sont pas établis de façon équivalente aux directives comptables
    • et les SENC et SECS dont tous les associés indéfiniment responsables sont des S.A., S.àr.l ou SCA ou des sociétés de droit étranger ayant une forme comparable (article 77 al.2 2° et 3° de la loi du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises)

    Pour plus d’informations, des brochures explicatives sont à votre disposition.

    Peut-on effectuer un dépôt rectificatif ou complémentaire ?

    Les documents compris dans la liasse comptable peuvent faire l’objet d’un dépôt complémentaire ou rectificatif selon les modalités suivantes :

    • Le dépôt rectificatif vise à rectifier un document déposé antérieurement et reste soumis aux dispositions générales relatives aux dépôts. Le dépôt rectificatif ne peut porter que sur des erreurs matérielles et doit mentionner de manière précise qu’il s’agit d’un rectificatif d’un document déposé antérieurement ainsi que le numéro de dépôt du dépôt antérieur.
    • Le dépôt complémentaire vise à compléter un document déposé antérieurement et reste soumis aux dispositions générales relatives aux dépôts. Le dépôt complémentaire ne peut porter que sur le dépôt d’informations que le déposant a omis de déposer dans le dépôt initial. Il doit mentionner de manière précise qu’il s’agit de compléter un document déposé antérieurement ainsi que le numéro de dépôt du dépôt antérieur.

    En cas de dépôt rectificatif ou complémentaire, la liasse comptable, nécessitant éventuellement une nouvelle préparation sur la plate-forme eCDF, doit être redéposée auprès du gestionnaire du registre de commerce et des sociétés dans son intégralité.

    Peut-on annuler un dépôt de comptes annuels erroné ?

    Tout document comptable ayant fait l’objet d’un dépôt ne peut être restitué que sur base d’une décision judiciaire portant injonction au registre de commerce et des sociétés.